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Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001

Gerencia General

01 Manejo y reembolso de caja menuda

02 Control de envío y recibo de documentos desde y hacia la ciudad de Panamá a través de valija

03 Atención de las quejas de los usuarios.


Subgerencia General

01 Autorización de puestos de expendios de alimentos dentro del área segregada

Autorización de donaciones


Secretaría General

01 Revisión y firma de las Declaraciones Juradas

02 Organizar y preparar las reuniones
del Comité Ejecutivo y Junta Directiva

03 Organización de las reuniones Junta Directiva

04 Confección de Orden de Pago Directo (OPD)

05 Tramitación de misiones oficiales al exterior

06 Confección de las certificaciones solicitadas por las
Empresas para trámites migratorios, permisos de trabajos,
embajadas, entidades públicas, entidades privadas y entidades


Oficina de Asesoría Legal (Área de Propiedad Intelectual)

01 Denuncia particular

02 Registros de titulares / licenciatarios

03 Realizar inspecciones y/o retenciones de oficio

04 Realizar inspecciones y/o retenciones
por orden de las autoridades competentes


Oficina de Asesoría Legal

Ficha de proceso

01 Autorización de mejoras de infraestructura
de empresas usuarias en el área segregada

02 Solicitud de visa temporal y permiso de trabajo

03 Confección de Contrato de Arrendamiento de Local
(Edificios propiedad de la Z.L.C.)

04 Arrendamiento de Lotes (Áreas Nuevas)

05 Confección del contrato de arrendamiento de Lotes
(edificios construidos).

06 Confección de convenio de representación

07 Confección de permiso de operación

08 Confección de contratos de servicios profesionales.

09 Confección del contrato de servicios de almacenaje
(Depósito público)


Oficina de Relaciones Públicas

01 Organización de rueda de prensa

02 Publicación de noticias de cada uno de los eventos
y actividades que ofrece o en que participa la Zona Libre de Colón.

03 Elaboración del boletín informativo virtual de la Zona Libre de Colón.

04 Elaboración de pautas y cuñas de radio y televisión.

05 Brindar apoyo a otros departamentos
en la cobertura de sus actividades

06 Programa radial zolicol al día


Área de Protocolo

01 Organización de actividades y eventos de la administración de la Zona Libre

02 Atención de visitas del Gerente General a la administración de la Zona  Libre

03 Confección de avanzadas del Gerente General


Oficina de Gestión de Calidad

Ficha de procesoo

Ficha de procesos gestión de calidad

01 Realizar cambios al Manual de Calidad

02 Cambios o modificaciones a los
procedimientos de las unidades administrativa

03 Confección de una Solicitud de Oportunidad de Mejora

04 Cierre de Solicitud de Oportunidad de Mejora

05 Codificación y control de formularios utilizados en la institución

06 Control de los Indicadores de Gestión

07 Gestión de Riesgo


Oficina de Desarrollo Institucional

01 Creación de una unidad administrativa

02 Cambio de nomenclatura de unidad administrativa

03 Revisión, modificación y confección del reglamento interno de personal


Oficina de Auditoría Interna

Ficha de procesos

01 Evaluación de los controles internos de todos los departamentos y
secciones que componen la zona libre de colón

02 Auditorias por denuncias o de oficio para la verificación de Propiedad
Intelectual 

03 Recepción de locales devueltos a la zona libre de colón.

04 Arqueo y traspaso de caja menuda

05 Inspecciones en las empresas establecidas
dentro del área segregada de la zona libre de colón 


Oficina Institucional de Recursos Humanos

Ficha de procesos

01 Destitución de un colaborador

02 Tramitar la renuncia de un colaborador

03 Tramitar licencia de gravidez

04 Trámite de un nombramiento

05 Trámite de ajuste y ascenso

06 Gestionar la eliminación o creación de
un puesto dentro de la estructura de personal

07 Tramitar un anteproyecto de estructura de personal

08 Registrar las vacaciones de los colaboradores de la institución

09 Registro de control de certificados médicos y asistencia.

10 Procedimiento para el registro del tiempo extra

11 Solicitud de tiempo compensatorio

12 Tramitar la licencia con sueldo y sin sueldo

13 Solicitud de carta de trabajo

14 Ingreso al régimen de Carrera Administrativa

15 Selección de personal

16 Descuento por ausencias injustificadas (pre-aviso)

17 Traslado de un colaborador a un departamento o a otra unidad
administrativa


Área de Capacitación y Desarrollo del Servidor Público

Ficha de procesos

01 Desarrollo de las acciones de capacitación institucional y sectorial

02 Detectar las necesidades de capacitación de los
colaboradores de la administración de la Zona Libre de Colón

03 Organizar acciones de capacitación institucional y sectorial

04 Evaluación post- capacitación de las acciones
de capacitación realizadas institucional y sectorial


Área de Relaciones Laborales y Bienestar del Servidor Público

01 Visitas hospitalarias, carcelarias y domiciliarias

02 Programa de Salud Ocupacional

03 Actividades de días especiales,
(Día de las Secretarias, Día de las Madres,
Aniversario de la Zona Libre, Día del Niño, Convivio de Navidad)

04 Brindar apoyo económico a los colaboradores de la institución

05 Control de las O. N. G. subsidiados por la administración

06 Atención Psicológica

07 Promoción de la salud mental

08 Evaluación del desempeño del colaborador.


Área de Planilla

01 Tramitar los descuentos de obligaciones

02 Tramitar la planilla de los colaboradores permanentes y eventuales

03 Tramitar la planilla de los Gastos de Representación

04 Tramitar la planilla del Décimo Tercer Mes (XIII)
de colaboradores permanentes y eventuales

05 Tramitar la planilla de Vacaciones de los
colaboradores eventuales y permanentes

06 Tramitar la planilla adicional y de reembolso

07 Tramitar la planilla adicional de liquidación

08 Tramite y pago de la planilla de la Caja de Seguro Social

09 Tramitar el pago de la planilla de
Fondo complementario 2% trabajador y 30% patrono.

10 Registro de Obligaciones de Empleados


Oficina de Informática

Ficha de procesos

01 Preparación de las especificaciones para la compra
de equipos y programas de computadora para la institución.

02 Análisis de los requerimientos y necesidades de las
diferentes áreas para la integración de los sistemas existente.

03 Atender los reportes de equipos dañados en la institución.

04 Mantenimiento de los equipos existentes de la institución.

05 Mantenimiento de los sistemas o programas financieros existentes.

06 Realizar el respaldo diario de los datos y programas

Dirección Administrativa

01 Autorización, desembolso y reembolso de caja menuda de gastos generales


Departamento de Bienes Patrimoniales

Ficha de procesos

01 Registrar construcciones de obras por contrato de inversión

02 Registro de un equipo de transporte

03 Registro de canino en módulo de activo fijo

04 Registrar los bienes adquiridos

05 Asegurar los bienes del estado

06 Planificar, realizar y mantener controlado el inventario físico
de los activos fijos de la institución

07 Efectuar Descarte Externo

08 Registrar donaciones de bienes a
empresa publicas u organizaciones sin fines de lucro

09 Tramitar, recibir donaciones recibidas por parte de empresas
públicas o privadas, organizaciones o gobiernos extranjeros

10 Tramitar, registrar, rebajar del Inventario y libros los bienes,
producto de venta por remate público

11 Traspaso interno de bienes (activo)

12 Tramitar pólizas de seguros

13 Registro contable y físico de los Contratos de Compra Venta de
Locales Comerciales, propiedad de la Zona Libre de Colón

14 Determinan los criterios y requisitos
técnicos y necesarios para registrar los
reclamos al amparo de las pólizas de seguros a terceros

15 Registro de la rebaja contable y física de bienes
inmuebles adquiridos bajo Contrato de Compra Venta
de Local Comercial, propiedad de la Zona Libre de Colón

16 Registro de vehículos adquiridos, propiedad de la Zona Libre de Colón

17 Atención de los casos de vehículos colisionados de la institución

18 Efectuar descartes interno


Departamento de Compras y Proveedurías

Ficha de Procesos

01 Confección y Trámite de una Orden de Compra.

02 Solicitud para una compra menor
acto público de 10,000.01 a 50,000.00

03 Elaboración de un acto de Licitación Pública
por monto de 50,000.01 a 175,000.00

04 Realizar un ajuste a la Orden de Compra

05 Tramitar subasta de bienes públicos (Remate Público)

06 Solicitud de compra menor de 0.01 a 10,000.00

07 Adquisición de pasajes aéreos por
Convenio Marco, a través de tarjeta de crédito


Departamento de Almacén Central

Ficha de procesos

01 Recepción de Almacén

02 Despacho de Almacén

03 Realizar inventario

04 Realizar informes mensuales

05 Certificaciones


Departamento de Transporte y Mantenimiento

Ficha de procesos

01 Registro de trámite de placas del Estado de la flota
vehicular de la institución

02 Servicios Generales de la verificación
de la Flota Vehicular de la institución y Kilometraje

03 Reparación de los vehículos de la institución

04 Despacho de combustible para los vehículos de la institución

05 Verificación diaria de las
condiciones físicas de los vehículos de la Institución

06 Programación de los conductores
y misiones oficiales de la institución.


Departamento de Archivos Generales

Ficha de procesos

01 Recibir los contratos, convenios, etc. de las empresas que están
establecidas y empresas nuevas en la Zona Libre de Colón. 

02 Almacenar y solicitar expedientes de ex – colaboradores

03 Trámite de salida de expedientes de empresas usuarias

04 Documentos de vieja data

05 Solicitud y devolución de consulta de documento de vieja data

06 Reciclaje de documentos obsoletos


Departamento de Servicios Administrativos y Generales

Ficha de procesos

01 Coordinar el mantenimiento y reparación
de los equipos de los diferentes departamentos
(fotocopiadora, central telefónica, equipo, mobiliario)

02 Coordinar con el contratista la fumigación
de las propiedades de la Institución

03 Solicitud trimestral de útiles, materiales de oficina,
papelería, materiales de aseo y limpieza a través de requisición

04 Despacho de útiles de oficina y aseo

05 Solicitud de suministro de útiles de oficina,
aseo y alimentos al Almacén Central

06 Control de solicitud de préstamo de equipos de sonido

07 Control de la entrega de dinero en efectivo que se realiza
diariamente de las ganancias de las cafeterías de la institución

08 Control de Desembolso del
Fondo de las Cafeterías de la Institución


Departamento de Servicios Administrativos y Generales (Sección de Servicios Generales)

01 Distribución de materiales de limpieza.

02 Reportar los daños en la institución.

03 Aseo y limpieza de las oficinas de la institución


Departamento de Servicios Administrativos y Generales (Sección de Recepción)

01 Recepcionista de planta baja

02 Operadora de la central telefónica

03 Operadora de la recepción de la gerencia (3er. Piso)


Departamento de Servicios Administrativos y Generales (Sección de Reproducción de Documentos)

01 Servicio de fotocopiado, Impresión de documentos
y encuadernación de la Institución


Departamento de Servicios Administrativos y Generales (Sección de Mensajería)

01 Recibir y organizar las correspondencias internas
y externas a los mensajeros para su distribución

Departamento de Contabilidad

Ficha de proceso

01 Análisis de las recaudaciones.

02 Preparación de los Estados Financieros

03 Realización de las conciliaciones bancarias
(fondo general, fondo de inversión y fondo planilla).

04 Registro de las cuentas por pagar a los proveedores.

05 Registro de cuentas por cobrar.

06 Cobro débito automático ACH

07 Aprobación y ajuste de saldos a las
empresas de la Zona Libre de Colón en el Sistema de
Declaración de Movimiento Comercial Electrónico (DMCE)

08 Actualización de capacidad de almacenaje de
Contenedores de las empresas de la Zona Libre de Colón
en el Sistema de Declaración de Movimiento Comercial
Electrónico (DMCE)

09 Cobros a las empresas morosas de la Zona Libre de Colón.


Departamento de Tesorería

Ficha de proceso

01 Recepción, verificación y registro de Cuentas

02 Habilitación de las cajas y arqueos diarios

03 Pago a proveedores.

04 Venta y entrega de formularios para el movimiento comercial y
certificado de procedencia

05 Confección y trámite de cheques

06 Cobro de facturación mensual de las
empresas dentro de la zona libre de colón

07 Trámite y pago de viáticos menores en efectivo por caja menuda

08 Cobros y registros de depósitos de garantía

09 Devolución de los depósitos de garantía


Departamento de Presupuesto

Ficha de procesos

01 Ejecución, seguimiento y evaluación del
presupuesto de ingresos y gastos de la institución. 

02 Ejecución, seguimiento y evaluación
del Presupuesto de inversión de la institución.

03 Formulación del ante-proyecto de Presupuesto de Ingresos.

04 Ejecución, seguimiento y evaluación
del Presupuesto de Ingresos de la Institución.

05 Confección del Flujo de Caja

06 Formulación del anteproyecto de
presupuesto de funcionamiento de la institución.

07 Traslado de partida

08 Cierre y liquidación del presupuesto

09 Créditos adicionales.

10 Codificación y registro presupuestario de compromiso.


Área de Estadística y Estudios Económicos

01 Confección de informes referentes
a los principales Indicadores Económicos.

02 Clasificación de los informes de contratos de empresa.

03 Confección de Informe Estadístico de
empresas que operan en la Zona Libre de Colón.

04 Confección del Informe del movimiento comercial mensual
generado por las empresas establecidas en la zona libre de Colón


Área de Reconocimiento de Inversiones

01 Confección de planos y especificaciones técnicas para los
proyectos de inversión y funcionamiento de la institución. 

02 Realización del acto público referente a licitaciones

03 Realización de la inspección de proyecto en ejecución bajo el
Sistema de Reconocimiento de Inversiones. 

04 Reconocimiento de inversión infraestructura

05 Período de gracia infraestructura – edificio

06 Confección del presupuesto de inversiones
de la zona libre

Departamento de Programación, Evaluación y Control

01 Solicitud de bienes y servicios de acuerdo al presupuesto aprobado

02 Preparar las especificaciones técnicas, documentos relativos
a solicitud de precios o licitaciones y darles el debido seguimiento

03 Registrar las gestiones de pagos por obras realizadas a través de los
distintos departamentos de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento


Departamento de Diseños e Inspección

Ficha de procesos

01 Revisión, evaluación y aprobación de planos

02 Aprobación de permisos menores


Sección de Diseño

01 Elaboración de mejoras de proyectos
de la Administración de la Zona Libre.


Sección de Inspección

01 Inspección de Construcción


Sección de Agrimensura

Ficha de procesos

01 Mensura de polígonos de terreno


Departamento de Equipo de Aseo y Áreas Verdes

Ficha de productos

01 Mantenimiento de toda el área verde
propiedad de la Zona Libre de Colón. 

02 Supervisar la recolección de basura y
barrido en toda el área segregada.

03 Verificar y controlar el número de entradas y salidas de camiones
recolectores de basura en el área segregada.

04 Disposición y pesaje de desechos sólidos

05 Instalación, desmonte, retiro de toldas, sillas u otros. 


Departamento de Plantas y Alcantarillados

Ficha de proceso

01 Mantenimiento de las estaciones de
Bombeo Pluvial

02 Mantenimiento de las Plantas de Tratamiento de Aguas Negras y
Estación de Bombeo Sanitario


Departamento de Edificaciones y Calles

Ficha de procesos

01 Coordinar las órdenes de trabajo para cubrir las necesidades de la
institución


Sección de Electricidad

01 Mantenimiento de todo el sistema eléctrico de la institución


Sección de Plomería

01 Mantenimiento y reparación de plomería en toda la institución_


Sección de Carpintería

01 Mantenimiento y reparación de carpintería de la institución


Sección de Techo

01 Mantenimiento y reparación de techo de toda la institución


Sección de Pinturas

01 Mantenimiento de pintura a las instalaciones de la institución


Sección de Refrigeración

01 Mantenimiento y reparación de todo el
equipo de refrigeración propiedad de la institución


Sección de Soldadura

01 Mantenimiento y reparación de soldadura de toda la institución


Sección de Albañilería

01 Mantenimiento o reparación de albañilería de la institución

Dirección de Seguridad

01 Programar y desarrollar operativos de seguridad dentro del área.

02 Coordinar con otros organismos de Seguridad del Estado, para
combatir actividades que amenacen la seguridad del área


Departamento de Investigación

Ficha de procesos

01 Investigar denuncias de los casos delictivos suscitados en el área.

02 Revisar e investigar a las personas y vehículos dentro del
área de la Zona Libre.

03 Detectar la entrada a furgones o camiones con
mercancía indocumentada.


Departamento Antidrogas

Ficha de procesos

01 Realizar operativos para el control y detección
de sustancias ilícitas

02 Custodiar el material auxiliar de entrenamiento utilizado
en la práctica de los caninos

03 Inspección, cuidados, entrenamientos y prácticas de los caninos


Departamento de Transporte de Carga

Ficha de proceso

01 Solicitudes de pases de vehículos comerciales y transportistas 

02 Autorización de permisos especiales a vehículos comerciales

03 Trámite para el código de ingreso de importación terrestre,
proveniente de Centroamérica


Departamento de Pases

Ficha de procesos

01 Entrega de los pases permanentes y eventuales a
los colaboradores de la Zona Libre de Colón.

02 Expedición de pases personales y vehiculares para ingresar a la
Zona Libre de Colón

03 Expedición de pases eventual mensual usuaria (expendio de
alimentos, lotería, transportes, micro empresarios, visitantes).

04 Expedición de permisos personales y vehiculares diarios,
semanales y tarjetas vehiculares (pases provisionales por un
mes).


Sección de Pases de Visitantes

01 Expedición de pases a los turistas.


Departamento de Vigilancia y Monitoreo

Ficha de procesos

01 Supervisión diaria de puesto y la distribución del
personal de seguridad

02 Desarrollo de operativos de seguridad dentro de la zona franca

03 Vigilar y controlar la entrada a personas y vehículos
dentro de la Zona Libre


Sección de Armería

01 Control de la entrega y recibo de armas y municiones


Sección de Comunicación

01 Control de la recepción y transmisión de mensaje de
radio comunicación

02 Proporcionar una radio portátil de comunicación a un agente de la
Policía Nacional para brindar apoyo de vigilancia en la Zona Libre
de Colón


Sección de Tránsito

01 Atender los casos de infracción o colisión que se
den en el área segregada

02 Velar por el orden vehicular en el área segregada